Vedtekter for Bærum Pikekor

Organisasjonsnummer 988341053

vedtatt av årsmøtet 24. mars 1994
endret på årsmøtet 21. mars 2002
endret på årsmøtet 15. februar 2007
endret på ekstraordinært årsmøte 22. september 2011
endret på årsmøtet 9. oktober 2014

Definisjon: Kormedlem er medlem i hovedkor, aspirantkor eller eventuelt juniorkor

§1 Formål og målsetting

Bærum Pikekor skal arbeide for sangens fremme, for en god og kameratslig sanger ånd blant medlemmene, til oppmuntring for andre og å oppnå et naturlig godt kunstnerisk nivå.

Bærum Pikekors målsetting er å rekruttere og utvikle unge piker til korsangere på høyt nivå gjennom praktisk og teoretisk sang- og musikkopplæring, deltagelse i konkurranser, opptredener og avholdelse av konserter.

§2 Organisasjon

Koret er en foreldredrevet forening. Korets øverste myndighet er årsmøtet. Koret ledes av et styre som sammen med dirigent forestår den daglige ledelse av koret og er ansvarlige overfor årsmøtet. En tillitspike velges av og blant korets medlemmer. Årsmøtet velger revisor. Styret kan utnevne eller la årsmøtet velge valgkomité på minst 2 medlemmer. Styret kan utnevne eller la årsmøtet velge egne arbeidsgrupper for konkrete oppgaver. Bærum Pikekor har et hovedkor og et aspirantkor,. Styret kan bestemme at koret også skal ha et juniorkor og en gruppe for de eldste jentene i koret.

§3 Styret

§3.1 Oppnevning og sammensetning

Styret oppnevnes av årsmøtet. Styret består av 5-7 medlemmer; styreleder, nestleder, kasserer og øvrige styremedlemmer og eventuelt 2 vara medlemmer. Styrets medlemmer fordeler vervene seg i mellom. Styrets medlemmer oppnevnes for en periode på 2 år, og kan gjenoppnevnes for ett år av gangen. Valgkomiteen eller styrets leder innhenter forslag til nye medlemmer av styret. Styrets medlemmer får ingen styregodtgjørelse utover fri adgang til opptredener og konserter.

§3.2 Styrets oppgaver og ansvar

Styret har det administrative og organisasjonsmessige ansvaret for koret. Styret skal sørge for at koret drives på en hensiktsmessig og effektiv måte i henhold til formål og målsetting som er angitt i vedtektenes §1 og skal:

  • Trekke opp hovedlinjer, foreta strategiske beslutninger og vedta planer for korets virksomhet.
  • Ha ansvar for korets økonomi og føre kontroll med bruk av midler og inntektstilgang i forhold til budsjett.
  • Overvåke korets arbeid og sørge for at koret drives i henhold til vedtektene.
  • Utarbeide årsrapport og regnskap samt driftsbudsjett for hvert regnskapsår.
  • Engasjere evt. avskjedige dirigent og evt. hjelpedirigent.
  • Sørge for at det er et sosialt og inkluderende miljø i koret.
  • Sørge for at koret engasjeres i et tilstrekkelig omfang til konserter og opptredener, seminarer og turer.

§3.3 Styrets forretningsorden

Styremøter avholdes minst 8 ganger pr år og normalt en gang i måneden eller når styreleder eller 2 styremedlemmer krever det. På styremøtene møter dirigent og tillitspike etter behov, dog uten stemmerett. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av styrets medlemmer, hvorav styreleder eller nestleder, er til stede. Ved stemmelikhet teller styrelederens, alternativt nestlederens, stemme dobbelt. Det føres protokoll fra styremøtene sammen med underlagsmaterialet for styrets beslutninger. Eventuelle vara medlemmer er ikke personlige og innkalles når ett eller flere styremedlemmer melder forfall.

Saker av mindre vesentlig karakter eller hvor en avgjørelse ikke kan vente til neste styremøte, kan behandles og besluttes ved hjelp av e-post eller sms. Vedtak fattes av styreleder/nestleder sammen med minst halvparten av styrets medlemmer.

§4 Styrets arbeidsfordeling

§4.1 Styreleder

  • Styreleder forestår den daglige administrative drift og skal sørge for at styrets beslutninger gjennomføres.
  • Styreleder representerer koret og inngår avtaler, i samråd med dirigent ved behov.
  • Styreleder innkaller til styremøter og sørger for at styrets medlemmer forbereder saker til møtet.
  • Styreleder sørger får at styrets medlemmer holdes orientert om forhold av betydning for korets virksomhet.
  • Styreleder fordeler arbeidsoppgaver mellom styremedlemmene og andre foreldre etter behov.
  • Ved styrelederens fravær fungerer nestleder i dennes sted.

§4.2 Kasserer

  • Kassereren fører korets regnskap, foretar alle inn- og utbetalinger og sørger for å holde styret medlemmer informert om status i forhold til vedtatt budsjett.
  • Kassereren utarbeider budsjett og årsregnskap.
  • Kassereren fører medlemsregisteret.
  • Kassereren søker om midler fra støtteordninger

§4.3 Øvrige styremedlemmer

Andre oppgaver fordeles på de andre medlemmene ettersom styret finner det hensiktsmessig.

Styremedlemmer og andre foreldre deltar i oppsatt vaktordning for øvelser og andre oppgaver hvor styret definerer slikt behov.

§5 Revisor

Revisor skal revidere regnskapene minst en gang årlig, eller så ofte som styret eller årsmøtet finner det nødvendig.

§6 Dirigent og reservedirigent

Dirigenten engasjeres av styret på kontrakt. Styret avgjør i samråd med dirigenten behov og vilkår for hjelpeedirigent og engasjerer dirigent på kontrakt etter behov.

§7 Årsmøte

Årsmøtet avholdes innen utgangen av september. Korets driftsår er fra 1.8-31.7. Til årsmøtet innkalles alle som har vært medlem av Bærum Pikekor i minst to semestre, foreldre/foresatte til disse, dirigent og hjelpedirigent om sådan er engasjert. Skriftlig innkalling i elektronisk post skal sendes ut minimum 2 uker før årsmøtet og skal inneholde saksliste, styrets beretning, regnskap og budsjettforslag. Styremedlemmer, kormedlemmer, foreldre/foresatte og dirigent kan foreslå saker til behandling på årsmøtet. Saker som ønskes tatt opp på årsmøtet må forelegges styret senest 4 uker før årsmøtet.

På årsmøtet skal følgende behandles:

  1. Godkjenning av innkalling og saksliste.
  2. Valg av møteleder, referent og to protokollunderskrivere.
  3. Årsmelding.
  4. Revidert regnskap.
  5. Årshjul.
  6. Budsjett, medlemskontingent og bunadsgebyr.
  7. Saker foreslått av styret eller medlemmene.
  8. Valg av styre, revisor og evt valgkomite.

Alle styremedlemmer oppnevnes for 2 år og kan gjenoppnevnes for ett år av gangen. Der hensyn til kontinuitet tilsier avvik kan oppnevning også gjøres for ett år.

Hvis det i løpet av funksjonstiden skjer forandringer i styret skal styret foreta supplerende nyvalg for resterende funksjonstid frem til neste årsmøte.

Alle saker som behandles av årsmøtet, med unntak av vedtektsendringer, avgjøres med alminnelig flertall blant de fremmøtte stemmeberettigede. Vedtektsendringer avgjøres med 2/3 flertall av de fremmøtte stemmeberettigede. Ordstyrerens stemme avgjør ved stemmelikhet. Årsmøtet avgjør om avstemming skjer skriftlig.

Stemmerett har:

  • tilstedeværende medlemmer over 14 år som har betalt kontingent eller dennes forelder/foresatte og
  • en forelder/foresatt for medlem under 14 år som har betalt kontingent

Ekstraordinært årsmøte kan avholdes hvis styret eller minimum 10 stemmeberettigede medlemmer og/eller foreldre/foresatte ønsker dette.

§8 Tillitspike

Som kontaktledd mellom medlemmer i hovedkor og dirigent og styret velger koret ved semesterstart på høsten blant sine medlemmer en tillitspike med vararepresentant. Styret fastsetter en instruks for tillitspike.

§9 Aspirantkor og eventuelt juniorkor

Formålet med aspirantkoret og juniorkoret er å rekruttere medlemmer til hovedkoret, og å gi opplæring i korsang, notelære og repertoarinnføring. Opptak av aspiranter skjer etter korets behov for rekruttering. Aspirantkoret skal være for jenter i 2. og 3. klasse. Juniorkoret skal være for jenter fra 4. klasse og eldre. Formålet er å rekruttere yngre medlemmer og å ha en lengre opplæringstid før eventuelt opptak i hovedkor.

§10 Opptak i hovedkor

Hovedkoret bør bestå av maksimum 50 piker, fortrinnsvis fra Bærum, med rimelig likevekt mellom de forskjellige stemmegrupper. Styret bestemmer aldersgrense for opptak til hovedkor.

Opptaksprøven avholdes i august og ved behov i begynnelsen av januar hvert år. Jenter som har sunget i juniorkoret i minst 2 semestre kan prøvesynge for hovedkoret. Opptak i hovedkoret avgjøres av dirigenten, Dirigenten har anledning til å ta nye kormedlemmer direkte inn i koret uten forutgående deltagelse i aspirantkor eller juniorkor. Nye kormedlemmer kan delta i opptredener når dirigenten finner dem kvalifisert.

§11 Kontingent

Kontingent fastsettes av årsmøtet for inneværede høst- og neste vårsemester.

Kormedlemmene plikter å betale den kontingent årsmøtet bestemmer innen de frister som settes. Kontingent betales for påbegynt semester. Kormedlemmer som ikke har betalt kontingent etter 2. gangs purring kan etter skriftlig varsel utelukkes fra koret. Styret kan etter søknad innrømme kontingentreduksjon om det foreligger særskilte grunner.

Det innrømmes søskenmoderasjon med 25% kontingentreduksjon pr søster fra og med nr. 2.

§12 Regler for orden, fremmøte og permisjon

Kormedlemmene plikter å møte til rett tid til øvelser og arrangementer, og å vise god oppførsel og rette seg etter dirigenten, styremedlemmer og/eller foreldre/foresatte som er til stede på vegne av korledelsen. Oppmøteprotokoll føres for øvelser og arrangementer.

Hovedkorets primære konsertantrekk er Bærumsbunaden. Ved opptak i hovedkoret får kormedlemmet tildelt en skjorte, stakk og forkle. Kormedlemmet betaler et gebyr ved tildeling av bunaden. Kormedlemmet plikter å holde bunaden i samsvar med et bunadsreglement. Bunadsreglementet vedtas av styret og endres ved behov.

Korets hjemmeside (baerumpikekor.no) er styrets primære kanal for å kommunisere med kormedlemmer og foreldre/foresatte. Alle kormedlemmer i hovedkor og aspirantkor og eventuelt juniorkor skal registrere seg som brukere på hjemmesiden. Styret bistår med dette ved behov.

Som hovedregel skal all informasjon være tilgjengelig på hjemmesiden. Annen type informasjon (muntlig, papir, sms) er kun et supplement.

Kormedlemmene skal melde fravær og angi fraværsgrunn i god tid. Medlemmer i hovedkoret melder fravær til tillitspiken og aspiranter til dirigenten. Fravær ved opptreden må tidligst mulig meldes til dirigenten. Som gyldig fravær regnes sykdom eller skolearrangement som sammenfaller i tid. Annet fravær skal være avtalt på forhånd med dirigent.

Ved umeldt eller ulegitimert fravær fra øvelser 2 påfølgende ganger har styret og dirigenten rett til å nekte kormedlemmet å delta i etterfølgende arrangementer. Ved umeldt eller ulegitimert fravær ut over dette kan styret i samråd med dirigenten gi kormedlemmet et skriftlig varsel om at styret kan pålegge kormedlemmet å slutte i koret. Hvis styret etter en advarsel finner å måtte pålegge kormedlemmet å slutte, skal pålegget sendes skriftlig.

Kormedlemmer kan skriftlig søke styret om begrunnet permisjon fra hovedkor, aspirantkor og evt juniorkor. Styreleder avgjør søknaden i samråd med dirigenten. Det gis ikke kontingentreduksjon for permisjonsperiode som er kortere enn ett semester og som varsles etter semesterstart. Varsel om mulig permisjon skal gis tidligst mulig av hensyn til korets organisering. Det innvilges maksimum ett års permisjon. Ved fravær ut over ett år anses kormedlemmet som sluttet og må søke om nytt opptak. Tidligere medlemskap godskrives, permisjonstid for helt semester regnes ikke som medlemstid.

Kormedlemmer plikter å være lojale overfor koret og ikke konkurrere med dette om inntektsmuligheter. Flere enn ett kormedlem kan derfor ikke ta på seg betalte sangoppdrag av noe slag uten styrets godkjenning på forhånd. Dette gjelder uavhengig av under hvilket navn sangoppdraget utføres.

Korets seminarer og reiser skal gjennomføres i samsvar med et reisereglement for koret. Styret fastsetter reisereglementet.

§13 Merkeutdeling

Merkeåret består av høst- og vårsemester.

Årspremiering er:

Gjennomført aspiranttid og/ eller opptatt i hovedkoret: Ung i Kor-nål
1. år: BP-merket
2. år: 1. klokke
3. år: 2. klokke
4. år: 3. klokke
5. år: 5-års medalje fra Ung i Kor
6.- år: Etter styrets valg

Merkeutdeling foretas to ganger pr år på egnet sammenkomst.

§14 Oppløsning

Oppløsning av koret kan bare foretas av lovlig innkalt årsmøte med 2/3 flertall av stemmeberettigede fremmøtte. Ved oppløsning av koret tilfaller aktiva Bærum Kulturråd, som disponerer disse til beste for sangerformål i Bærum, fortrinnsvis til pikekor.